用 iPhone 捷徑自動記帳到 Google Sheet

在嘗試不同的記帳方式後，個人認為最方便的還是使用 Google Sheet，只要設計基本的欄位就能涵蓋主要的記帳需求，像是年月日、主分類和子分類欄位，然後輸入金額並結算即可，不需要另外下載或訂閱記帳 app，還可以隨時要更改欄位設計。

不過，每次記帳都要打開 Google sheet，然後切換到對應的月份分頁，看準要記帳的日期和分類欄位，實在有點小麻煩，只要有點猶豫、買完當下沒有記帳，之後就容易忘記。所以，我在想有什麼方式可以簡化流程，避免因為懶惰而漏記帳。

所以，我嘗試利用 iPhone 內建的「捷徑」功能加上「Google Apps Script」，把這一切簡化成『點選分類、輸入金額』兩個動作。接下來，就跟大家分享我如何達成這個目標。

預期達成的使用體驗

這套系統建立完成後，你的記帳流程將會從「開啟 Google Sheet -> 尋找月份、日期和分類欄位 -> 輸入金額（如果欄位已經有金額，還需要操作加上數字）」，大幅簡化成兩步驟：

1. 觸發捷徑：你可以透過桌面小工具、鎖屏小工具，甚至是叫 Siri 幫你開啟。
2. 直接輸入：選單跳出分類、輸入金額，按確認就完成記帳。

你完全不需要打開 Google Sheet，所有的定位、計算金額與寫回表單，都在雲端自動完成！

設定步驟概覽

分為以下三個階段依序設定：

• 階段一：確認地基座標
  用意：確認你使用的試算表的「欄」與「列」位置，後續才能讓程式找到對應的寫入位置，概念就像是給導航系統設定經緯度。

• 階段二：部署雲端大腦 (Google Apps Script)
  用意：利用 Google Apps Script 撰寫腳本，負責接收手機捷徑的資訊並操作試算表。

• 階段三：設定 iPhone 捷徑功能
  用意：設計一個友善的填寫視窗，並將這些資訊打包成雲端大腦讀得懂的格式。

階段一：確認地基座標

第一個階段需要先確認試算表的結構。我的設計邏輯是：以「月」為分頁（例如：1月、2月），並將「日」排列在第一列（請見下面圖片示意）。

當你在記帳時，系統的運作方式就像在玩「地圖座標」，系統會先定位日期與分類，再填入金額。舉例來說，若 1/22 在午餐花費了 200 元，程式就會自動跳轉至 「1月」 分頁，精確地找到第 「22」 日與 「食 > 午餐」 的交叉格位，並將金額填入。

由於電腦無法憑空知道「1/22 午餐」在哪個位置，它只認得「第幾列、第幾欄」。因此，你必須根據自己的表格結構，找出以下三個關鍵座標：

1. 日期列 (DATE_ROW)：你的 1~31 號標題是寫在第幾列？（範例是第 1 列）。
2. 分類欄 (CATEGORY_COL)：你的子分類名稱（如早餐、午餐）是寫在第幾欄？（範例是 B 欄，也就是數字 2）。
3. 起始欄 (START_COL)：你的「1號」這個數值格，是從第幾欄開始的？（範例是從 C 欄開始，那就是數字 3）。

💡 重點提示： 這三個數字決定了自動化會不會「寫錯格」。此外，試算表分頁的命名（如：1月）必須跟程式碼抓取到的月份名稱完全一致，不能有多餘的空格喔！

取得我使用的記帳範本：點此連結

💡 提醒：如果你習慣的記帳表單格式，跟我上面的設計不同，記得階段二分享的程式碼會需要調整幾個數值，自動記帳才會成功喔！

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階段二：部署雲端大腦 (Google Apps Script)

這一步的目的是在 Google 的雲端伺服器上，架設一個專屬於你的「接收站」。它會 24 小時幫你收信，並依照指令修改試算表。

1. 打開 Google Apps Script 的開發畫面

操作路徑：打開你的 Google Sheet 試算表，然後在最上方工具列找到「擴充功能」，點擊後會看到選單和「App Script」選項，點擊「App Script」就會進入開發畫面。

第一次打開開發畫面，可以先編輯左上角的專案名稱，預設是「未命名的專案」。填寫的名稱內容不會影響功能，只要填寫你覺得好記、喜歡的名稱就行。再來是刪除所有的範例程式碼，然後將下方這段程式碼完整貼入。

2. 直接貼上這段程式碼

這段程式碼包含以下功能：

1. 尋找對應欄位：找到正確的日期和分類的位置
2. 讀取舊值、累計加回：即便當天已經記過帳，系統也會幫你把新舊金額自動加總
3. 寫入金額：將最終的金額寫入欄位

function doPost(e) {
  try {
    const data = JSON.parse(e.postData.contents);
    const sheetName = data.month;        
    const targetDate = data.day;          
    const subCategory = data.subCategory; 
    const amount = Number(data.amount);   

    const ss = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet();
    const sheet = ss.getSheetByName(sheetName);
    if (!sheet) throw new Error(`找不到分頁：${sheetName}`);

    // --- 🔑 地基對齊設定（維持您原本的設定） ---
    const DATE_ROW = 1;        // 日期標題在第幾列？
    const CATEGORY_COL = 2;    // 子分類名稱在第幾欄？(B=2)
    const START_COL = 3;       // 日期 1 號從第幾欄開始？(C=3)
    // ---------------------------------------------------

    const MAX_COLS = 31;
    const MAX_ROWS = sheet.getLastRow();

    // 邏輯說明：在日期列中，由左往右搜尋今天日期所在的欄位
    let targetCol = null;
    for (let c = START_COL; c < START_COL + MAX_COLS; c++) {
      if (Number(sheet.getRange(DATE_ROW, c).getValue()) === Number(targetDate)) {
        targetCol = c;
        break;
      }
    }
    if (!targetCol) throw new Error("找不到對應的日期欄位，請檢查表格結構");

    // 邏輯說明：在分類欄中，由上往下搜尋你選的分類（例如早餐）所在的列
    let targetRow = null;
    for (let r = 1; r <= MAX_ROWS; r++) {
      if (sheet.getRange(r, CATEGORY_COL).getValue() === subCategory) {
        targetRow = r;
        break;
      }
    }
    if (!targetRow) throw new Error("找不到對應的子分類項目，請檢查名稱是否一致");

    // 邏輯說明：找到交叉點格子，讀取目前數字，相加後重新寫入
    const cell = sheet.getRange(targetRow, targetCol);
    const currentValue = Number(cell.getValue()) || 0;
    const newValue = currentValue + amount;
    cell.setValue(newValue);

    return ContentService.createTextOutput(JSON.stringify({
      status: "success",
      message: `✅ ${subCategory} +${amount}，目前累計 ${newValue}`
    })).setMimeType(ContentService.MimeType.JSON);

  } catch (error) {
    return ContentService.createTextOutput(JSON.stringify({
      status: "error",
      message: error.message
    })).setMimeType(ContentService.MimeType.JSON);
  }
}

如果你的表格設計跟我不同，請記得修改程式碼中對應的這三行：

const DATE_ROW = 1; // 日期標題在第幾列？
const CATEGORY_COL = 2; // 子分類名稱在第幾欄？(B=2)
const START_COL = 3; // 日期 1 號從第幾欄開始？(C=3)

3. 發布程式碼

由於你之後是操作 iPhone 捷徑功能，然後希望自動記錄到 Google Sheet，而 App Script 是兩者中間溝通的橋樑和大腦，因此，每次更改 App Script 的腳本都發布程式碼，它必須是正式環境上線的狀態，才能做到溝通的角色。

1. 發布 Web App（讓它上線）：
   • 點擊右上角「部署」>「新增部署」。
   • 打開彈窗後，點擊左上角的「選取類型」圖示，類型選「網頁應用程式」。
   • 
   • 權限細節：
     • 執行身分選「我」
     • 誰可以存取務必選「所有人」。這是為了讓 iPhone 捷徑可以透過網址找到這個腳本，就像給你的家一個門牌號碼。
   • 
2. 通過安全審核：Google 會彈出警告，請點擊「進階」並選擇「前往（不安全）」進行授權。這是因為你自己寫的腳本尚未申請 Google 官方認證，但是對於個人使用是安全的。
   • 
3. 獲取門牌號碼：部署完成後，會出現一串以 https://script.google.com/... 開頭的網址，請完整複製下來。
   • 

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階段三：設定 iPhone 捷徑，打造輸入介面

太好了，剩下最後一個階段，加油！
接下來要設定捷徑的「前端介面」，使用流程大致是「產生花費後，打開 iPhone 捷徑功能 > 選擇主分類 > 選擇子分類 > 輸入金額並儲存」，然後就會看到試算表新增一筆金額紀錄！

1. 打開 iPhone 捷徑功能

• 搜尋「捷徑」App 並打開，點擊在畫面右上角的加號，開始建立新的捷徑
• 接下來會拆成許多環節來一一設定，雖然步驟比較繁雜，但是只要依照下列步驟操作即可，並不困難。大致邏輯是先在畫面底部的「搜尋動作」輸入框搜尋該動作的名稱，然後針對該動作設定細節。

2. 自動化獲取日期：判斷這筆花費要紀錄在哪一天

我設計的使用情境是花錢的當天就記帳，因此程式碼是使用「取得目前日期」動作邏輯，好處是不用每次記帳都要多一個選擇日期的步驟，並且促使自己即時記帳。

具體的操作流程如下：

• 加入日期動作：先搜尋並加入 「日期」 動作。
• 格式化「日」：加入 「格式化日期」 動作，將格式字串設為 d。讓程式抓出「幾號」。
• 轉換為數字：跟對剛剛格式化的「日」，接續加入「從輸入項目取得數字」 的動作。
• 格式化「月」：加入「格式化日期」 動作，格式字串設為 M月（例如：1月），用來定位試算表的分頁。

💡 為什麼要多這些步驟？

• 為什麼要「格式化」？ 電腦其實看不懂「今天」或「現在」，它需要明確的數字。透過格式化，我們能精準傳達給試算表正確的月份與日期。
• 為什麼要「取得數字」？ 因為試算表上的日期欄位（1、2、3…）是純數字格式。若直接傳送文字，程式可能會對位失敗；將 d 轉為純數字，能確保與表格完美對齊。

3. 設計互動選單 —— 打造你的專屬分類地圖

有了日期之後，下一步就是建立記帳的「選單」。我們會利用 「從選單中選擇」 的功能，製作出「主分類 > 子分類」的階層式架構。請注意，所有分類的命名必須跟你的試算表一模一樣喔！

3-1. 建立「主分類」選單

• 加入動作：搜尋並加入 「從選單中選擇」 動作。
• 設定命名：將預設的「一、二」修改為你的生活大類，例如：食、衣、住、行、育、樂。
• 提示語：將選單提示設定為「主類別」，方便你在記帳時一眼辨識。

3-2. 嵌套「子分類」選單

接下來要在每個大類底下，再放進一個次級選單：

• 拖曳位置：搜尋 「從選單中選擇」，並將它直接拖曳到主分類（例如：「食」）的下方。
• 細分項目：在子選單中輸入細項，例如「食」底下可以設定為：早餐、午餐、晚餐等。
• 重複操作：依此類推，為食、衣、住、行等每個大類都建立對應的子選單。

3-3. 定義最終傳送名稱

為了讓 Google 試算表能精準找到你的分類，我們需要透過 「文字」 動作來鎖定最後的名稱：

• 加入文字：在最底層的子項目（例如：早餐）下方，加入一個 「文字」 動作。
• 輸入對應名稱：在文字框內再次輸入 「早餐」。
• 用意：這個「文字」塊將會作為最終變數，傳送給雲端腳本進行對位。
• 重複操作：依此類推，為每一個子項目都建立對應的文字區塊（雖然很麻煩，加油！）

4. 資料打包與傳送 —— 讓手機與試算表正式對接

最後一個階段，我們要邀請 iPhone 詢問「記帳金額」，並將所有資訊（月、日、分類、金額）打包成雲端腳本看得懂的 JSON 格式傳送出去。

4-1. 詢問記帳金額

• 加入動作：搜尋並加入 「要求輸入」 動作。
• 設定格式：將輸入類型設為 「數字」，提示文字可寫「請輸入金額」。

4-2. 設定傳送門 (POST 請求)

• 加入動作：搜尋並加入 「取得 URL 內容」 動作。
• 填入網址：在 URL 欄位貼上你在「階段二」部署時取得的 Google Script 網址。
• 更改方式：點開詳細設定，將「方式」由預設的 GET 改為 POST。

4-3. 打包 JSON 資料 (要求內文)

這是程式溝通的關鍵，請點擊 「要求內文」 並選擇 「JSON」，接著按照下表新增四個欄位（Key 值）：

鍵 (Key)	值 (Value) / 選取的變數	說明
month	選擇變數 「格式化的日期」(M月)	讓程式知道要去哪個分頁。
day	選擇變數 「數字」	讓程式定位到哪一欄（日期）。
subCategory	選擇變數 「選單結果」	讓程式找到對應的分類列。
amount	選擇變數 「要求輸入」	傳送你剛剛輸入的金額。

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💡 補充說明

• POST 與 JSON 的用意：你可以想像 POST 是一個包裹，而 JSON 是包裹內的清單。我們將月份、日期、分類、金額這四樣東西裝進清單，雲端腳本收到後，就會乖乖按照這份清單去試算表找格子。
• 變數選取的技巧：在輸入 JSON 的 Value 時，使用虛擬鍵盤上方出現的 「變數選單」，向左滑動找到對應的動作結果。 記得一定要選對，否則試算表會接收到空白資訊喔！

讀者福利：一鍵安裝「自動記帳」捷徑範本

如果您覺得手動設定捷徑的步驟較多，我已經幫大家把所有邏輯（自動抓日期、主子選單、資料打包）全部封裝好了！ 您只需要下載並填入您的專屬網址即可使用。

三步驟安裝捷徑範本：

1. 點擊連結下載： 請在 iPhone 上點擊此 iCloud 分享連結
2. 輸入您的網址： 安裝過程中，系統會自動跳出一個詢問視窗：「請貼上您的 Google Script 網址」，將在階段二取得的那串以 https://.../exec 結尾的網址貼進去。
3. 開始記帳： 安裝完成後，直接點擊捷徑圖示，試試看您的第一筆自動記帳吧！

如果你覺得好用，歡迎把這個捷徑分享給身邊也想快速記帳的朋友！

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結果展示

你可以在捷徑 app 中，針對剛剛新增的記帳捷徑點擊「播放」按鈕測試看看，記帳流程會是主分類 > 子分類 > 金額數字（如下圖）：

完成記帳後，打開你的記帳試算表，確認今天的日期欄位是否有多一筆金額！

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結語：記帳不該是負擔，而是掌握生活的開始

恭喜！跟著這份指南走到這裡，你已經親手打造出一套專屬於自己的「自動化記帳系統」。

透過設定 Google Apps Script、對齊試算表座標，甚至在 iPhone 捷徑裡嵌套一層又一層的選單，目標只有一個：讓「記帳」這件事變得無腦、快速且不易漏記。

期待這套系統能帶來的價值：

• 零摩擦體驗：拿起手機、點擊捷徑、輸入金額，三秒內搞定，再也沒有「等一下再記」的藉口。
• 完全掌控權：記帳資料不再存在第三方 App 裡，而是留在自己的 Google 試算表中，安全又透明。
• 高度彈性化：無論你想增加分類、調整日期格式，還是更換表格樣式，這份教學的核心邏輯都能讓你隨時更改。

自動化工具的存在，是為了讓我們把精力花在「分析支出」與「規劃未來」，而不是被繁瑣的輸入動作給消磨殆盡。希望這套系統能成為你理財路上的好隊友！

如果你在安裝或設定過程中有遇到任何卡關，歡迎在下方留言告訴我，我們一起解決！

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幕後花絮：人機協作的案例

這套系統是我與 AI 助手 Gemini 合作的成果。這並非單純的指令輸出，而是在反覆討論、測試中，克服 AI 無法解決的問題後，才找到的解法：

• AI 核心驅動：階段二的 Google Apps Script 程式碼由 Gemini 編寫，大幅降低開發門檻。
• 真實的摸索與突破：AI 並非萬能，過程中我們也曾卡關。例如在處理選單變數時，AI 提供的建議未能奏效，導致金額一度跑錯位置。

這種互動旅程讓這份教學不只是代碼，更是經過實戰驗證的解決方案！